Skriv ett tilläggsavtal med ramar för hybrid-/distansarbete

Tidningen Chef skriver i sitt nyhetsbrev, att DISTANS- OCH HYBRIDARBETE har blivit en livsstil. Till den grad att 65 procent av anställda i Sverige vill ha laglig rätt att jobba hemifrån, eller på distans. De hänvisar till Owl Labs senaste undersökning, som kartlägger 2 000 nordiska medarbetares attityd till distansarbete.

Undersökningen visade att motståndet mot att arbeta heltid på kontoret är så stor bland svenskarna, att 42 procent skulle söka nytt jobb om de blev tvungna att återvända på hundra procent. Fem procent skulle överväga att sluta på sitt nuvarande jobb rakt av. Liknande siffror kommer från de övriga nordiska länderna.

Med nya arbetsformer kommer nya behov av att avtala om vad som gäller!

Nya arbetssätt ställer våra tidigare avtal litet på ända och det blir viktigt att formulera villkoren kring vad som ska gälla vid hybrid-/distansarbete. Det är som med allt annat i livet – så länge det fungerar utan incidenter är det frid och fröjd, men om något inträffar är det bra att ha juridiken på plats.

Ett välskrivet anställningsavtal är avgörande för att skapa tydlighet och struktur mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Tilläggsavtal såsom ansvarstid, tjänstebil och hybrid-/distansarbete är minst lika viktiga.

Här är några centrala aspekter att överväga när du utformar ett tilläggsavtal som innefattar hybrid-/distansarbete:

1. Klara arbetsuppgifter och förväntningar:

Ett tydligt definierat arbetsområde är grundläggande för att skapa förståelse för vilka arbetsuppgifter som förväntas, oavsett om arbetet utförs på plats eller på distans. Hur ska uppföljning och rapportering se ut?

2. Arbetstider och tillgänglighet:

Tydliga arbetstider och förväntningar på tillgänglighet, särskilt vid distansarbete, är avgörande för att säkerställa effektiv kommunikation och samarbete. Är det till exempel okey att ta möten via teams om de inträffar de dagar medarbetaren arbetar på distans eller förväntas man infinna sig till de möten man blir kallad till? Ska man ha fasta dagar på distans eller är det flexibelt? Vad är det i så fall som är avgörande för vilka dagar som passar? Se till att få det nedskrivet för att undvika missförstånd när situationer uppstår.

3. Säkerställ teknisk utrustning och kommunikation:

Bestäm vem som är ansvarig för att tillhandahålla nödvändig teknisk utrustning och hur kostnader för detta ska hanteras. Det självklara är att arbetsgivaren tillhandahåller dator och mobiltelefon. Om arbetet kräver bredbandsuppkoppling kan diskussion om vem som skall stå för den kostnaden uppstå. Här är det viktigt att kontrollera Skatteverkets regler, så att inte medarbetaren blir förmånsbeskattad om arbetsgivaren står för bredbandskostnaden.

4. Kommunikation och samarbete:

Sätt upp riktlinjer för kommunikation och samarbete mellan medarbetaren och arbetsgruppen, samt hur möten och rapportering ska ske. Ett råd är att ha en eller två fasta dagar i veckan när alla kollegorna träffas på kontoret. Det är lätt att sammanhållning och företagskultur blir urvattnad om medarbetarna aldrig träffar varandra mer än digitalt. Prata om hur ni vill säkerställa att det inte händer.

5. Sekretess, försäkring och dataskydd:

Understryk vikten av att upprätthålla sekretess och säkerhet för företagets data vid distansarbete. Här gäller även att se över försäkringsskyddet vid eventuell stöld av företagets egendom. Inbrott i bilen när datorn lämnats kvar? Inbrott i hemmet? Vems försäkring täcker vad?

6. Arbetsplatsens säkerhet och ergonomi:

Arbetsmiljölagen med Arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön gäller även när medarbetaren arbetar i hemmet. Här är det av betydelse att skapa en säker och ergonomisk arbetsmiljö vid regelbundet distansarbete. Ta för vana att diskutera arbetsplatsens utformning både på arbetsplatsen och i hemmet. Föreligger några risker i hemmets arbetsmiljö? Hur ska ni hantera det?

7. Utvärdera regelbundet, omförhandla vid behov:

Informera om att avtalet kan ses över och justeras, med hänsyn till erfarenheter och feedback från båda parter. Kanske upplever någon part att det inte fungerar tillfredsställande med hybrid-/distansarbete? Då är det betydelsefullt att ni har möjlighet att avbryta avtalet och återgå till att arbetet utförs på plats på arbetsplatsen. Här är det bra att ha tänkt igenom konsekvenserna av en uppsägning av hybridavtalet! Kanske var det en förutsättning för att medarbetaren skulle kunna ta anställningen från början?  

Till sist

Ett balanserat och välformulerat tilläggsavtal för hybrid-/distansarbete är avgörande för att skapa en positiv arbetsrelation och främja produktivitet och trivsel både på arbetsplatsen och vid distansarbete. När ni har kommit överens om hur ni vill ha ert avtal, så rekommenderar vi att ni förankrar med jurister hos er arbetsgivarorganisation och med kollektivavtalande part för att säkerställa att avtalet är i linje med gällande lagstiftning och bästa praxis.

Lycka till!

Ewa-Marie Åström

Senior Rekryteringskonsult
Head Consulting Group AB